Bien s’organiser en tant qu’orthophoniste, c’est possible !
Chers et chères orthophonistes, 2025 est déjà là, et avec elle, l’opportunité de redémarrer sur de bonnes bases ! Que vous soyez fraîchement installée ou déjà rodée dans votre cabinet, bien s’organiser en tant qu’orthophoniste est la clé pour aborder cette nouvelle année avec sérénité. Et comme chez Orthomax, nous avons à cœur de vous accompagner, voici quelques conseils pratiques pour l’organisation des orthophonistes en ce début d’année !
1. Bien s’organiser en tant qu’orthophoniste : faites le bilan de votre année 2024
Avant de planifier, prenez un moment pour regarder dans le rétroviseur.
- Identifiez vos forces et faiblesses : qu’avez-vous bien géré cette année ? Quel projet vous a rendu particulièrement fier ? Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? Faites une liste des choses à améliorer, par exemple dans la gestion de votre planning, de votre administratif, ou encore de votre équilibre vie pro / vie perso).
- Notez vos objectifs non atteints : certains de vos projets sont restés en suspens ? Ne culpabilisez pas : on prévoit souvent plus qu’on ne peut faire réellement. S’ils vous tiennent à cœur, ces projets pourraient être une priorité pour 2025.
Une bonne rétrospective vous aidera à établir des bases solides pour avancer.
2. Les outils digitaux pour mieux s’organiser en tant qu’orthophoniste
La technologie est là pour simplifier votre quotidien ! Si vous n’utilisez pas encore d’outils spécifiques, 2025 est le moment idéal pour vous équiper.
- Un logiciel de gestion pour orthophonistes : des solutions comme Orthomax offrent des fonctionnalités pratiques pour gérer vos rendez-vous, vos factures et votre administratif en un clic. Par exemple, l’onglet « À faire » vous permet de voir en un coup d’oeil ce qui vous reste à faire au niveau administratif, et l’onglet « Statistiques » vous permet de voir différentes données concernant votre cabinet pour mieux piloter votre activité !
- Bonus : Orthomax s’occupe aussi d’organiser votre comptabilité ! Le logiciel intègre automatiquement tous vos retours de paiement CPAM et complémentaire santé !
- Des applications pour la planification : l’agenda intelligent d’Orthomax est simple, tout en étant modulable. Vous pouvez gérer l’emploi du temps du jour ou de la semaine pour vous ou vos collègues, et accédez à des actions rapides : facturer, marquer le rendez-vous comme non honoré… La gestion de votre planning n’a jamais été aussi simple !
- Automatisez vos tâches récurrentes : Emails ou notifications automatiques pour les rappels de rendez-vous, gestion des dossiers, rédaction des ordonnances… tout ce qui peut être délégué à une machine vous fera gagner un temps précieux. Grâce à l’application mobile Topaze, vous pouvez photographier l’ordonnance de votre patient puis l’ajouter à son dossier ! Et avec SmartOrdo, l’intelligence artificielle remplit les principaux champs automatiquement pour vous faire gagner du temps dans la saisie de votre prescription !
3. Planifiez les priorités pour bien s’organiser en tant qu’orthophoniste
Commencez l’année en vous fixant des objectifs clairs et atteignables pour votre vie en général, pas seulement votre activité professionnelle. Cela peut être par exemple :
- des objectifs pro : par exemple augmenter votre nombre de patients, développer de nouvelles compétences (pourquoi pas grâce à des formations DPC), ou encore améliorer votre prise en charge.
- des objectifs personnels : réduire votre charge mentale, préserver du temps pour vous ou votre famille, commencer ou persister dans une activité de loisir qui vous fait du bien.
- définir des étapes clés : essayez de diviser vos objectifs annuels en sous-objectifs trimestriels. Cela vous permettra de garder un cap sans vous sentir submergée.
4. Créez une routine efficace pour mieux s’organiser en tant qu’orthophoniste
Vos habitudes quotidiennes sont la base de votre organisation.
- Bloquez vos plages horaires : dédiez des moments fixes à vos patients, à l’administratif, et à vos pauses ! Ces dernières sont effectivement très importantes pour mieux gérer votre énergie. Si vous travaillez trop longtemps d’affilée, vous perdez votre énergie beaucoup plus rapidement. En faisant 5 minutes de pause entre chaque patient ou activité administrative, vous pouvez recharger vos batteries et être moins fatigué à la fin de la journée.
- Préparez votre semaine : prenez 15 minutes chaque dimanche pour organiser votre planning de la semaine, cela permet de pouvoir gérer les éventuels imprévus. Faites une liste des tâches à accomplir, et identifiez celles qui sont urgentes ou prioritaires (et oui, ce n’est pas la même chose !) Définir une échéance pour chaque tâche vous permettra d’aborder vos journées sans stress, et d’équilibrer votre charge de travail quotidienne.
- Adoptez des méthodes d’organisation : essayez des techniques pour être plus efficace et pour hiérarchiser vos priorités pour mieux gérer votre temps. En gros, prenez votre temps pour gagner du temps et essayez de ne faire qu’une seule chose à la fois, car passer d’une activité à l’autre vous fait perdre du temps. À chaque changement, votre cerveau a en effet besoin de s’adapter avant d’effectuer la nouvelle tâche. En vous consacrant à une seule activité à la fois, vous êtes plus concentré et vous travaillez donc plus vite.
5. Réduire la charge mentale administrative pour bien s’organiser en tant qu’orthophoniste
L’administratif peut vite devenir un casse-tête, mais quelques astuces peuvent vous faciliter la vie :
- Externalisez ce que vous pouvez : faire appel à un expert-comptable spécialisé dans les domaines de la santé, comme par exemple ceux de Comptasanté, peut vous soulager de nombreuses formalités.
- Classez vos documents au fur et à mesure : utilisez des outils numériques pour archiver vos dossiers patients et justificatifs. Il existe plein de logiciels d’archivage gratuits qui vous permettent de libérer votre espace administratif quotidien tout en ayant accès à tous les documents archivés en un seul clic.
- Anticipez les échéances fiscales : notez dans votre agenda les dates importantes (déclaration URSSAF, impôts…) et réservez du temps pour vous en occuper.
6. Prendre soin de soi pour mieux s’organiser en tant qu’orthophoniste
Votre bien-être est essentiel pour offrir le meilleur à vos patients.
- Préservez des moments pour vous : bloquez des plages pour pratiquer une activité physique, méditer ou simplement vous reposer.
- Formez-vous sur des thématiques qui vous passionnent : une nouvelle année peut être l’occasion de vous spécialiser ou d’explorer de nouveaux domaines, comme par exemple les troubles neurodéveloppementaux ou les pathologies vocales.
- Dites non quand c’est nécessaire : apprenez à définir vos limites pour éviter l’épuisement.
7. Miser sur l’entraide et la communication pour bien s’organiser en tant qu’orthophoniste
Enfin, rappelez-vous que vous n’êtes pas seul !
- Partagez avec vos pairs : les groupes d’orthophonistes sur les réseaux sociaux regorgent de conseils pratiques et de soutien.
- Échangez avec des partenaires de confiance : le service client Orthomax ou votre comptable sont aussi là pour vous guider.
- Participer à des communautés professionnelles : rejoignez des colloques ou des webinaires pour rester connecté aux évolutions de votre métier.
2025 sera votre année !
Bien s’organiser en tant qu’orthophoniste en 2025, c’est avant tout le faire avec intention et bienveillance envers vous-même. Chaque action que vous mettrez en place pour optimiser votre quotidien vous permettra d’être plus serein, plus efficace et surtout plus disponible pour vos patients et pour vous-même. Orthomax reste à vos côtés pour vous accompagner dans cette belle aventure professionnelle ! Alors, prêt à relever le défi ?
Découvrez Orthomax
L’interface d’Orthomax by Topaze vous permet de gérer simplement l’ensemble de votre activité : partage de vos informations, prises de RDV, planification des séries d’actes et pilotage de votre activité à tout moment !
Alors, vous êtes prêt à innover ?
