L’installation en tant qu’orthophoniste libéral : tout ce qu’il faut savoir !

Installation et questions

Vous voilà fraîchement diplômé(e) d’orthophonie, prêt(e) à vous lancer dans l’aventure du libéral ! Mais à l’excitation des premiers jours et de l’obtention de votre diplôme succède vite la réalité… Et avec elle, son lot de questions : par où commencer ? Quelles sont les démarches administratives obligatoires ? Comment éviter de faire des erreurs ? Suis-je fait pour être chef d’entreprise ? Pas de panique ! Chez Orthomax, nous vous guidons étape par étape pour que votre installation en tant qu’orthophoniste libéral(e) se passe dans les meilleures conditions. L’objectif : clarifier les démarches essentielles et vous aider à vous sentir en confiance. Allez, c’est parti !

Les premières étapes pour démarrer en tant qu’orthophoniste libéral

Obtenir votre autorisation d’exercice

Avant de commencer à recevoir vos premiers patients, il est indispensable de faire enregistrer votre diplôme auprès de l’Agence Régionale de Santé (ARS). Cette démarche vous permet d’obtenir votre numéro ADELI, qui officialise votre statut d’orthophoniste et vous autorise à exercer en libéral.

Documents à prévoir :

• Votre diplôme d’état d’orthophonie (pensez à faire des copies certifiées si nécessaire).

• Une pièce d’identité valide.

• Un justificatif de domicile récent.

Conseil pratique 

Vérifiez en amont les spécificités demandées par l’ARS de votre région pour éviter les oublis et gagner du temps. Chaque région peut en effet avoir des exigences particulières. Par exemple, certaines ARS peuvent demander un justificatif de domicile de moins de trois mois. D’autres exigent des copies certifiées conformes de votre diplôme ou une photo d’identité récente. Les délais peuvent varier selon les départements, alors anticipez cette étape dès que vous obtenez votre diplôme.

Choisir la structure juridique adaptée

En tant que professionnel(le) libéral(e), vous devrez choisir un statut juridique pour votre activité. Celui-ci aura un impact direct sur votre fiscalité (et donc votre rémunération), vos obligations comptables et votre organisation administrative. Voici un aperçu des options les plus courantes :

• La micro-entreprise : très populaire pour sa simplicité, elle permet de bénéficier d’un régime fiscal avantageux avec des formalités légères. Ce régime correspond à celui du micro-BNC (Bénéfices Non Commerciaux) pour les professionnels de santé libéraux, avec un abattement forfaitaire de 34 % sur le chiffre d’affaires pour frais professionnels. En pratique, cela signifie que seule une partie de vos revenus sera imposée après application de cet abattement. Cependant, il impose un plafond de chiffre d’affaires à respecter, fixé à 77 700 € en 2025. Au-delà de ce seuil, il faudra opter pour un régime fiscal plus classique, comme le BNC au réel.

• Le statut BNC classique (Bénéfices Non Commerciaux) : ce régime convient si vos revenus dépassent le plafond de la micro-entreprise ou si vous souhaitez bénéficier d’une gestion fiscale plus adaptée à vos frais réels. En effet, contrairement au micro-BNC, ce régime ne propose pas d’abattement forfaitaire, mais permet de déduire précisément l’ensemble de vos dépenses professionnelles : matériel, loyer du cabinet, frais de transport, assurances, ou encore cotisations sociales. Vous devrez tenir une comptabilité complète (avec livre de recettes et registre des achats) et déposer chaque année une déclaration fiscale spécifique (la déclaration 2035). Bien que cela implique une gestion plus rigoureuse, ce régime peut se révéler plus avantageux si vos charges professionnelles sont élevées. Pour faciliter votre gestion comptable et éviter les erreurs, vous pouvez vous faire accompagner par un expert-comptable spécialisé, comme Comptasanté, qui saura optimiser vos déclarations et alléger votre charge mentale.

• La SELARL (Société d’Exercice Libéral à Responsabilité Limitée) : alors oui, plus complexe, mais aussi très utile si vous envisagez de travailler à plusieurs pros de santé ou de réaliser des investissements professionnels importants. Ce statut offre une meilleure protection de votre patrimoine personnel. En effet, votre responsabilité est limitée au montant de vos apports dans la société. En optant pour une SELARL, vous pouvez également optimiser votre fiscalité grâce à une gestion distincte entre vos revenus personnels et ceux de votre activité professionnelle. Toutefois, ce statut implique davantage de formalités administratives, notamment la rédaction de statuts, l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS), et la tenue d’une comptabilité rigoureuse. Pour gérer efficacement cette structure, on vous conseille fortement de faire appel à des experts, comme Comptasanté, spécialisés dans l’accompagnement comptable des professions libérales.

Notre avis 

La micro-entreprise est souvent le meilleur choix pour démarrer en toute simplicité, que vous soyez jeune diplômé ou en reconversion professionnelle. Vous pourrez toujours évoluer vers un statut plus adapté si votre activité se développe rapidement.

Inscription aux organismes obligatoires : le passage incontournable

URSSAF et Sécurité sociale des indépendants

L’inscription à l’URSSAF est une étape cruciale et incontournable dans votre installation en tant qu’orthophoniste libéral. Elle permet de déclarer vos revenus, de cotiser à la Sécurité sociale des indépendants, et d’assurer votre affiliation aux différentes caisses sociales obligatoires. Cette démarche peut être effectuée directement en ligne sur le site officiel de l’URSSAF. Cela simplifie grandement le processus administratif.

Lors de votre inscription, plusieurs informations vous seront demandées, comme votre numéro ADELI, votre date de début d’activité, et le choix de votre régime fiscal . Une fois l’enregistrement validé, l’URSSAF vous enverra un courrier contenant votre numéro SIRET, indispensable pour exercer et facturer vos prestations.

Bon à savoir : les cotisations sociales que vous verserez à l’URSSAF couvriront plusieurs aspects essentiels, comme la CPAM, la maternité, les aides et allocations familiales et la retraite de base. Attention, lors de vos deux premières années d’activité, les cotisations sont calculées sur une base forfaitaire, car l’URSSAF n’aura pas encore de données sur vos revenus réels. Vous devrez donc anticiper un éventuel ajustement une fois vos premières déclarations annuelles effectuées.

Astuce pratique

Inscrivez-vous dès que possible pour éviter tout retard dans vos déclarations fiscales et sociales. Un oubli ou une inscription tardive pourrait non seulement entraîner des pénalités financières, mais aussi un décalage dans votre couverture sociale. 

Affiliation à la CARPIMKO

La CARPIMKO, c’est la caisse de retraite des paramédicaux libéraux. Vous devrez vous y affilier pour cotiser à votre retraite et à votre prévoyance. Bien que cette cotisation puisse sembler contraignante au début, elle est essentielle pour vous assurer une couverture sociale solide.

Bon à savoir : il existe un délai de carence avant votre première cotisation. Ce laps de temps peut impacter votre trésorerie initiale. Ainsi, mieux vaut anticiper cette dépense dès la création de votre cabinet.

Finaliser votre installation et accueillir vos premiers patients

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Si vous optez pour le statut de micro-entreprise, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité est obligatoire. Pour les autres statuts, cela reste fortement recommandé afin de mieux suivre vos finances, de les séparer de vos autres revenus personnels et de faciliter votre gestion comptable.

Astuce : comparez les banques en ligne et les offres spécifiques aux professions libérales. Certaines proposent des tarifs réduits pour les jeunes entrepreneurs.

Souscrire à une assurance professionnelle (RCP)

La Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) est obligatoire pour exercer en toute sécurité. Elle couvre les litiges liés à votre pratique, comme les erreurs ou les incidents survenus lors des séances.

Petit conseil pratique: assurez-vous que votre contrat inclut aussi une protection juridique pour vous prémunir en cas de conflit avec un patient ou un tiers.

Aménager votre cabinet et soigner votre image professionnelle

L’aménagement du cabinet

Que vous exerciez à domicile ou dans un cabinet partagé, l’aménagement de votre espace de travail est primordial pour mettre vos patients à l’aise.

Checklist matériel indispensable : fauteuils confortables, jeux éducatifs, miroirs, livres, ordinateur, bureau ergonomique… Chaque élément doit être pensé pour favoriser des soins et des séances efficaces et agréables tant avec de jeunes enfants comme avec des adultes et des personnes âgées.

Astuce : notre logiciel de gestion Orthomax peut vous simplifier la vie en vous aidant à organiser vos rendez-vous, suivre vos paiements et gérer votre planning en toute simplicité. Un vrai allié pour gagner du temps au quotidien, pensez-y !

Créer votre visibilité professionnelle

Une fois votre cabinet prêt, il est temps de vous faire connaître auprès de votre future patientèle !

• Inscription sur Google My Business. Cela permet à votre cabinet d’apparaître dans les recherches locales de votre zone et d’augmenter votre visibilité. Un petit conseil : pensez à répondre aux avis des patients régulièrement.

• Création de cartes de visite : attention, vous n’avez pas le droit de faire de promotion commerciale, mais vous pouvez les distribuer aux autres professionnels de santé de votre secteur et aux pharmacies par exemple.

• Site internet ou réseaux sociaux. Si le cœur vous en dit, partagez votre actualité, vos conseils ou des informations pratiques pour vos patients.

Gérer vos débuts avec sérénité : nos derniers conseils

• Vous faire accompagner. Un bon logiciel de gestion et un expert-comptable peuvent vous aider à optimiser votre fiscalité et à gérer vos déclarations comptables. Vous aurez ainsi l’esprit libre pour vous concentrer sur vos patients.

• Rejoindre des groupes d’orthophonistes : que ce soit sur les réseaux sociaux ou via des associations locales, échanger avec d’autres professionnels permet de partager des astuces et de briser l’isolement, problème assez courant quand on travaille en libéral.

• Prévoir une trésorerie de sécurité. On espère que vos honoraires vous suffiront rapidement, mais les premiers mois d’activité peuvent être imprévisibles0. Alors, mieux vaut anticiper les dépenses imprévues pour éviter les mauvaises surprises.

Préparation et organisation !

S’installer en tant qu’orthophoniste libéral, c’est un peu comme construire une maison. Cela demande du temps, de l’énergie et une bonne organisation. Mais une fois que toutes les démarches sont faites, quel plaisir de pouvoir exercer en toute autonomie et de voir son projet prendre vie !

Chez Orthomax, nous sommes là pour vous accompagner dans vos premiers pas, avec des outils pensés pour simplifier votre quotidien. Et pour une gestion comptable au top, pensez à Comptasanté, le cabinet de référence des professions libérales de santé.

Vous avez encore des questions ? Rendez-vous sur notre blog Mes débuts Ortho pour découvrir d’autres ressources utiles et démarrer votre carrière libérale du bon pied !

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L’interface d’Orthomax by Topaze vous permet de gérer simplement l’ensemble de votre activité : partage de vos informations, prises de RDV, planification des séries d’actes et pilotage de votre activité à tout moment !

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